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有效果减小word文件大小的妙招

时间:2022-9-5作者:未知来源:三度网教程人气:


办公软件是指可以进行文字处理、表格制作、幻灯片制作、图形图像处理、简单数据库的处理等方面工作的软件。目前办公软件朝着操作简单化,功能细化等方向发展。办公软件的应用范围很广,大到社会统计,小到会议记录,数字化的办公,离不开办公软件的鼎力协助。另外,政府用的电子政务,税务用的税务系统,企业用的协同办公软件,这些都属于办公软件。
利用Word生成的文档,每页在20KB左右,但看到用记事本生成的文档,相同的内容只有1KB左右,能让Word也减减肥吗?其实我们可以采用一些行之有效的方法来减小Word文档的文件大小。   1.取消快速保存   当文件打开时,使用快速保存比使用完全保存需要更多的空间。可以在“工具→选项”命令中选择“保存”选项卡,取消“允许快速保存”复选框即可。   2.文件另存   Word在保存DOC文件时,只把后来修改的信息存入,这样即使你删除了文件中的部分内容也会使文件越来越大,如果我们使用“另存为”命令来保存文件,Word则会重新整理并存盘,如此一来,就可以有效地减小Word文件的容量。   3.谨慎嵌入字体   Word有嵌入字体技术,能够将一篇文章所包含的字体结合成一个文件,以便文件在另一台计算机上能正确地显示,这无疑会使文件的体积大大地增加。要不嵌入TrueType字体,可以单击“工具→选项”命令,再选择“保存”选项卡,然后取消“嵌入TrueType字体”复选框,可以减小Word文档的容量。   如果因为在其他机器上演示文档需要嵌入字体,一定记住只嵌入所需字体。即一定要勾选“只嵌入所用字符”复选框,这样你的文件中既有所需的字体,又可以减小文档的容量。   4只创建一个版本   Word的版本功能可以让你的文件生成多个版本,以方便不同的Word来读取,但这样却会使文件增大,单击“文件→保存”命令,可以查看是否有其他版本的存在,如果有则取消,这样会使文件容量大大地减小。   5.页面设置   在保存文件前,单击“文件→页面设置”,打开页面设置对话框,任意单击其中的“纸张大小”、“页边距”等,而其中的内容可以不改动,确定后再保存,就会发现文件容量也减小了。   6. 选择性粘贴   在往Word文档中添加图片时,先用工具软件打开图片再进行复制和粘贴操作,这样操作的结果会增加文档容量的大小,原来,当采用粘贴命令时,文档中增加的内容除了我们所需要的图片本身,还有许多与图片和软件有关的信息,并且Word还自动在图片和原来软件中创建了链接。而选用选择性粘贴图片,则只往文档中添加图片本身,大大减少文件规模。
Office办公软件是办公的第一选择,这个地球人都知道。除了微软Office,市面上也存在很多其他Office类软件。

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