如何用好Excel帮助招标

　　应用思路：计分过程主要涉及技术标评分、商务标评分和综合得分三部分。我们根据需要分别建立如下三个表格。其中表一（图1）为了直观明了，评价要素只列举了12条，评委只有6人，并且有5家公司参加本次评标而图表只列举了A、B两家公司。大家可根据需要自行确定，由此引起的数据处理过程和方法基本相同。

　　根据功能需求分析，由于横向和纵向的各个项目分别需要汇总统计，我们需要建立下列公式，充分利用Excel的自动计算功能。这样，在减轻工作量的同时，也提高了计算的准确性。

　　表一：假设有6位评委参加打分，应分别去掉一个最高分和一个最低分来计算各评价要素的平均得分。

　　I5单元格输入公式1，然后将公式从I5纵向复制到J18。J5单元格输入公式2。

　　最后将公式2纵向复制到相应单元格，计算出技术评审合计得分：在J19单元格用常用工具栏上的“自动求和”按钮输入公式3（图3）。

　　表二：以最低投标人的报价为基数，计算其他投标书的报价折算分，其中报价折算分=(最低投标人报价/各投标人报价)*100。在B4单元格输入公式4，然后将公式横向复制到相应单元格。

　　表三：在B7单元格输入公式5，其它四个单元格可类比输入。在B8单元格输入公式6，将公式横向复制到相应单元格。报价折算分可直接引用第4行数据，即在B9单元格输入公式7或“= B4”，将公式横向复制到相应单元格。报价得分可参照技术得分输入。

　　公式1：=(SUM(C5:H5)-MAX(C5:H5)-MIN(C5:H5) )/4

　　公式2：=I5*$B5/100

　　公式3：=SUM（J5:J18）

　　公式4：=MIN($B$3:$F$3)/B3*100

　　公式5：=sheet1!j19

　　公式6：=B7*$G$7/100

　　公式7：=sheet2!B4

　　小技巧：在复制公式时，可充分利用填充柄。只要输入一个公式，拖动填充柄到相应单元格可完成公式的复制。由于公式采用的是相对引用，这意味着相同的公式只输入一次，大大提高了输入效率。

　　当我们输入数据时，可能会一不小心手下失误，敲错数字，把几十的数据输成了几百或负数。由于数据太多，一时难以检查出来，我们可设置数据的输入范围，在一定程度上减少错误输入。

　　以评委打分为例，因评委打分介于0到100之间，那么我们可设置评委打分的输入范围。

　　Step1 选中评委打分所在单元格，即C5到H18单元格，单击“数据→有效性”，弹出“数据有效性”对话框（图4）。

　　Step2 选中“设置”选项，在有效性条件中的允许数据类型里选择整数，接着输入逻辑判断值介于0和100之间。这样，在输入分数时，只能输入0和100之间的数值，否则将提示输入值非法，要求重新输入。

　　Step3 为了更加人性化，我们还需要设置输入信息和出错警告。当指针移动到此单元格时就显示提示信息，这样我们就可以根据提示信息在一定范围内输入数据，直观明了。

　　三、保护数据很重要

　　我们知道，在评标时，除了评委打分要现场输入外，其他格式和数据依据评标方法原则上不用改动，为此我们可把这些数据设置为只读状态保护起来。

　　首先确认所有单元格处于保护锁定状态。选定单元格，在鼠标右键菜单中选“设置单元格格式”，在单元格格式对话框中选“保护”项（图5），勾选 “锁定”。

　　小技巧：为了适合当地工作表显示的格式，工作表需要作一些灵活变换，不仅便于录入，同时也使工作表看起来美观、便于阅读。比如打开“格式→工具栏边框”，给数据增加上粗细不同的边框线。

　　保护工作表的方法是，选择“工具→保护”命令，然后选择“保护工作表”，可以选择是否加密码保护。这样一来，只可输入没有锁定的评委打分单元格，而那些锁定的单元格则不可改动。如果需要改动，则只需撤消工作表保护即可。